Memformat Dokumen Hanya dengan Sekali Klik dengan VBA Word

“User Microsoft Office yang sudah menguasai bahasa pemrograman VBA, ibaratnya adalah seorang pendekar yang tidak hanya lihai memainkan jurus-jurus silat, tetapi juga sudah memilki tenaga dalam yang mumpuni.” Ini adalah seri kedua dari tulisan saya tentang VBA Word, dalam tulisan sebelumnya “Sihir VBA Word: Menempel dan Menyimpan Artikel dari Internet dengan Sekali Klik”, kita sudah mengungkapkan sedikit tentang betapa powerful-nya bahasa pemrograman Visual Basic for Application (VBA) itu. Kali ini, kita akan menulis dan menguji coba kembali sebuah program sederhana, dimana program itu akan mem-format halaman dokumen Microsoft Word secara otomatis dengan hanya sekali klik. Dokumen tersebut akan di-format dengan ukuran kertas: A4 (tinggi = 21 cm, lebar = 29,7 cm), batas margin: atas-kanan-kiri-bawah (4-4-3-3), dan orientasi kertas: berdiri (layout Orientation: portrait). Selain itu, ia juga akan mem-format semua paragraf dengan perataan teks: kiri-kanan (alignment: justified), indentasi paragraf: 0,5 cm, spasi: tunggal, dan spasi sebelum dan sesudah paragraf masing-masing di-set ke auto. Program itu akan dieksekusi dari sebuah shortcut yang akan ditambahkan nanti. Berikut adalah source code programnya:

------------------------------------------------------------

Sub FormatDoc()

Selection.WholeStory

With Selection.ParagraphFormat

.SpaceBeforeAuto = True

.SpaceAfterAuto = True

.LineSpacingRule = wdLineSpaceSingle

.Alignment = wdAlignParagraphJustify

.FirstLineIndent = CentimetersToPoints(0.5)

End With

With ActiveDocument.PageSetup

.Orientation = wdOrientPortrait

.TopMargin = CentimetersToPoints(4)

.BottomMargin = CentimetersToPoints(3)

.LeftMargin = CentimetersToPoints(4)

.RightMargin = CentimetersToPoints(3)

.PageWidth = CentimetersToPoints(21)

.PageHeight = CentimetersToPoints(29.7)

End With

End Sub

------------------------------------------------------------

Untuk melihat efeknya ikuti langkah-langkah berikut: 1. Buka aplikasi Microsoft Word Anda 2. Masuk ke jendela VBA Editor 3. Copy source code program VBA Word diatas, dimulai dari “Sub Format” sampai “End Sub” (saya berasumsi bahwa Anda sudah mengerti tentang langkah-langkah penulisan source code VBA, jadi saya tidak akan mengulanginya lagi disini. Bila Anda belum mengerti, sebaiknya membaca tulisan saya sebelumnya “Sihir VBA Word: Menempel dan Menyimpan Artikel dari Internet dengan Sekali Klik”.) 4. Buat shortcut baru di Quick Access Toolbar (langkah ini juga sudah dijelaskan secara mendetail di tulisan sebelumnya, tapi kita akan me-review sedikit). Gambar dibawah ini adalah kotak dialog ‘Word Options’ dengan tab aktif ‘Quick Access Toolbar’. Setelah Anda berhasil membuat shortcut baru di Quick Access Toolbar yang akan dipakai untuk mengeksekusi Macro yang bernama ‘Normal.NewMacros.FormatDoc’, kita akan memodifikasi tampilan shortcut. Jadi, klik tombol ‘Modify…’ (yang ada dalam lingkaran merah). Anda akan masuk ke kotak dialog ‘Modify Button’, saya akan memilih icon berbentuk perisai (Anda boleh memilih yang lain), saya juga akan mengganti ‘display name’ menjadi ‘FormatDoc’ dan mengklik ‘OK’ untuk membuat perubahan pada icon tersebut (lihat dalam lingkaran merah). Setelah itu, di Quick Access Toolbar akan muncul icon berbentuk perisai (atau apapun pilihan Anda), dan bila Anda membawa pointer mouse ke atas icon tersebut akan muncul tulisan ‘Format’ (seperti dalam lingkaran merah). Selamat Anda sudah berhasil membuat ‘Macro FormatDoc’, juga membuat dan memodifikasi shortcut yang akan mengeksekusi Macro tersebut. Sekarang program tersebut sudah siap untuk diuji coba. Buka dokumen Ms. Word yang akan di-format otomatis. Kemudian klik tombol shortcut yang baru saja Anda buat, dan Abra Kadabra! Dengan sekali klik saja, semua sudah di-format persis seperti yang diuraikan diatas. Program diatas memang masih sangat sederhana, tetapi setelah dimodifikasi sesuai dengan kebutuhan Anda, ia bisa sangat berguna untuk menghemat waktu dan tenaga serta mengurangi resiko kesalahan dalam mem-format dokumen. Untuk menghemat ruang penulisan, saya tidak menjelaskan arti dari source code program diatas. Tetapi, di seri berikutnya, saya akan menggabungkan source code pada artikel di atas dan di artikel sebelumnya, dan saya juga akan mulai membedah arti dari baris-baris program tersebut. Sekian dan Terima Kasih.